Menjawab "akun yang mana?" untuk sebuah grup tambang, dalam dua bahasa dan dengan bukti terlampir
Asisten percakapan yang memberi tahu staf keuangan dan operasi akun mana yang harus dipakai, dalam bahasa apa pun, lengkap dengan bukti di balik setiap saran.
Ringkasan eksekutif
Sebuah grup sumber daya menjalankan sekitar sepuluh entitas operasi di atas satu bagan akun bersama, dan kesalahan yang sampai ke tutup buku bulanan hampir tidak pernah berasal dari buku besarnya. Kesalahan itu muncul pada saat seseorang harus memilih akun, di dalam ERP yang menerima kode keliru semudah kode benar. Kami membangun asisten multi-agen yang membaca pertanyaan dalam bahasa Indonesia atau Inggris, menarik kandidat akun dari master akun sekaligus dokumen kebijakan grup, menyatakan seberapa yakin dirinya, dan menampilkan bukti yang mendasari sebuah saran. Ketika tidak dapat menyelesaikan sebuah kasus, asisten menyatakannya dan meneruskannya ke manusia alih-alih menebak.
Konteks bisnis
Grup ini menjalankan sekitar sepuluh entitas operasi di bidang pertambangan, pengangkutan, dan jasa pendukung, yang semuanya memposting ke satu bagan akun bersama. Bagan bersama itulah yang memungkinkan pelaporan konsolidasi, dan itu pula yang membuat pekerjaan harian menjadi sulit: akun yang ditulis untuk grup secara keseluruhan harus diterapkan oleh seseorang di lokasi tambang, bengkel, atau meja pengadaan, yang kosakatanya jauh berbeda dari nama akun. Dua kendala membentuk semua yang menyusul. Pertama, asisten ini berdiri di depan sebuah keputusan akuntansi, sehingga salah secara diam-diam jauh lebih buruk daripada tidak membantu secara terbuka, dan setiap jawaban harus membawa bukti yang mendasarinya. Kedua, para penanya menulis dalam campuran bahasa Indonesia dan Inggris sehari-hari, kerap dalam satu kalimat, sementara master akun yang mereka cari ditulis dalam ragam bahasa yang lain lagi. Pencarian harus menyeberangi jurang itu, bukan menganggapnya tidak ada.
Tantangan
Akun yang sama bermakna sedikit berbeda di lokasi yang berbeda, dan orang yang memposting transaksi jarang merupakan orang yang menulis kebijakannya. Pengawas tambang yang mencatat pemakaian bahan bakar dan staf pengadaan yang mencatat pembelian bahan bakar melihat kata yang sama namun membutuhkan dua akun berbeda, dan tidak ada satu pun di dalam ERP yang memberi tahu mereka. Kode keliru diterima tanpa suara, muncul berminggu-minggu kemudian saat tutup buku, dan biaya membetulkannya lebih besar daripada biaya memasukkannya. Panduan sebenarnya ada, tersebar di spreadsheet, dokumen kebijakan, dan ingatan segelintir staf senior, dan tak satu pun tersedia pada saat keputusan diambil.